Автор: Тимур Алексеев, коммерческий директор Sign.Me
Сложно представить современную жизнь без возможности мгновенного обмена документами и удалённого взаимодействия с помощью цифровых сервисов. Электронная подпись – удобный инструмент, который позволяет подписывать документы онлайн и из любого места. Простыми словами расскажем про виды ЭП, их юридическую силу, ограничения и преимущества, а также поделимся экспертной статистикой.
Что такое электронная подпись и какие виды бывают?
Электронная подпись (ЭП) – это цифровой аналог привычной рукописной подписи, с помощью которого можно подписывать документы онлайн. По закону электронная подпись делится на простую и усиленную. Усиленная – на неквалифицированную и квалифицированную.
Простая электронная подпись (ПЭП) – знакомый нам логин с паролем, код из СМС, отметка согласия в чекбоксе. Она применяется для подтверждения разных действий в цифровом пространстве: входа в личный кабинет, подписки на рассылку или банковских операций. Из-за отсутствия криптографической защиты мы в Sign.Me не рекомендуем использовать ПЭП для документооборота бизнеса, так как она уязвима для взлома и внесения правок в документ в одностороннем порядке.
Усиленная подпись, в отличие от простой, представляет собой не просто код, который необходимо ввести в определённое поле. Она обязательно включает в себя криптографию, гарантирующую неизменность данных документа и подтверждение личности подписавшего. Вы можете быть уверены, что при работе с УНЭП и УКЭП ваши документы защищает криптография. Более того, наличие такой защиты является обязательным требованием законодательства.
Усиленная неквалифицированная подпись (УНЭП) оптимальна для документооборота между компаниями и физлицами – клиентами и сотрудниками. УНЭП подойдёт для любых документов, кроме тех, что требуют регистрации в госорганах и собственноручного подписания, например, журналы инструктажей по охране труда, приказы об увольнении и акты о несчастных случаях на производстве. УНЭП можно получить онлайн.
Усиленная квалифицированная подпись (УКЭП) подойдёт для подписания любых документов, кроме тех, которые требуют рукописной подписи. Чаще всего УКЭП используют для B2B-документооборота (токен генерального директора/доверенного лица в ЭДО), взаимодействия с госорганами, так как другой вид подписи для этих задач не подойдёт. В остальных случаях удобнее использовать УНЭП, так как для выпуска УКЭП по закону предусмотрен более долгий и сложный пользовательский путь. Каждый, с кем компания будет подписывать документы, должен будет пройти процедуру очной идентификации личности представителем аккредитованного Минцифры удостоверяющего центра и обязательную проверку через государственную систему межведомственного электронного взаимодействия. Как и УНЭП, она надёжно защищена криптографией.
Кто может использовать электронную подпись?
Подписать что-то ПЭП может любой человек, который может получить СМС-код и ввести его в нужном поле, даже ребёнок. Выпустить усиленную ЭП может человек, достигший 14-летнего возраста при наличии паспорта РФ. Несовершеннолетний тоже может выпустить подпись при наличии согласия от родителей или опекунов.
Электронную подпись могут использовать все: физлица – для любых ежедневных задач, индивидуальные предприниматели и юридические лица – для ведения бизнеса, взаимодействия с клиентами, контрагентами и госорганами, государственные и муниципальные органы – для предоставления госуслуг и взаимодействия между ведомствами.
Что говорит закон?
В России прогрессивное и тщательно проработанное законодательство в сфере электронной подписи. Регулятор не только стремится успевать за технологическим прогрессом, но и активно формирует новые правовые механизмы применения ЭП в различных сферах жизни общества.
Федеральный закон N 63-ФЗ «Об электронной подписи» устанавливает виды электронных подписей, определяет их юридическую значимость и регулирует деятельность удостоверяющих центров.
Гражданский и Налоговый кодексы РФ закрепляют право использования ЭП в гражданско-правовых и налоговых отношениях.
Приказ ФСБ России от 27.12.2011 N 795 (ред. от 02.02.2024) «Об утверждении Требований к форме квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи» и Приказ ФСБ России от 27.12.2011 N 796 (ред. от 13.04.2022) «Об утверждении Требований к средствам электронной подписи и Требований к средствам удостоверяющего центра» определяют технические требования к ЭП.
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) регулируют:
Источник: https://www.audit-it.ru/